جلسات تیمی رویدادهای جالب و پر انرژی هستند که در آن اعضای تیم کاری در کنار یکدیگر جمع میشوند تا درباره یک موضوع تصمیمگیری کرده یا برای حل یک مشکل با یکدیگر همکاری کنند.
اما بسیاری از جلسات، نتیجه مورد انتظار را به همراه نمیآورند. رهبری نقش مهمی در برگزاری جلسات تیمی دارد. برنامهریزی و اجرای درست جلسات توسط یک رهبر میتواند نتایج متفاوتی را رقم بزند.
مدیران موفق به درک درستی از اهمیت جلسات کاری دست پیدا کردهاند و میدانند برای داشتن جلسات تیمی اثربخش باید برنامهریزی و تلاش زیادی را انجام دهند. در این مقاله ۱۰ نکته مهم را مطرح میکنیم که به رهبران کمک میکند تا بتوانند همکاری ارزشمندی را در تیمهای کاری خود بهوجود بیاورند.
نگرش مثبتی به جلسات تیمی داشته باشید
یک مدیر زمانی میتواند علاوه بر اداره کردن جلسات کاری نقش رهبری را هم ایفا کند که نگرش مثبتی را در تیم کاری خود درباره موضوعات مختلف بهوجود آورد. این در حالی است که بسیاری از مدیران علاقه چندانی به برگزاری جلسه های تیمی ندارند.
جلسات تیمی اثربخش کمک زیادی به حل مشکلات، تصمیمگیری، اطلاعرسانی، الهامبخشی، همکاری و ایجاد انگیزه در اعضای تیم مینماید. فراموش نکنیم که مدیریت به معنای نشستن در دفتری با درب بسته و امضای نامههای اداری نیست. یک مدیر از جلسه های تیمی اثربخش به عنوان مظهری برای رهبری خود بهره میبرد.
بنابراین مدیران موفق به چنین جلساتی به چشم یک موقعیت بینظیر برای بهبود همکاری بین اعضای تیم نگاه میکنند.
فراموش نکنید شما صاحب جلسه هستید
جلسات تیمی اثربخش یک موقعیت استثنایی برای مدیران است. بنابراین هرگز برنامهریزی و تهیه دستور کار جلسه را به دستیار یا اعضای تیم واگذار نکنید. این جلسۀ شما است که باید برنامه مشخصی را برای آن داشته باشید.
برای اینکه بتوانید به چارچوب ذهنی مناسب برسید قبل از هر جلسهای این سوال را از خود بپرسید که هدف شما از این جلسه چیست و افراد تیمتان باید چه چیزی را یاد بگیرند یا بهدست آورده و حل کنند.
اهمیت دستور کار جلسات تیمی را از یاد نبرید
یک جلسه موثر، بدون داشتن دستور کار مشخص قابل تصور نیست. البته اتفاقی که در عمل میافتد این است که در بسیاری از جلسات دستور کار یا برنامه اجرایی مشخصی وجود ندارد. بنابراین شما باید به عنوان یک مدیر یا رهبر برنامهریزی مدونی را برای تهیه دستور کار جلسات انجام دهید.
ایدهیابی برای دستور کار جلسات را در اولویت قرار دهید
هرچند که یک مدیر یا نماینده او وظیفه دارد تا دستور کار جلسات تیمی را آماده کند، ولی برای افزایش تعامل تیمی و مشارکت بین اعضا، قبل از برگزاری جلسه ایدههایی را از اعضای تیم دریافت کنید.
ایجاد تنوع در نحوه برگزاری جلسه های تیمی اثربخش
چنین جلساتی باید متفاوت از سایر جلسههای کاری باشند. خلاقیت و نوآوری نتایج متفاوتی را رقم خواهد زد. اقدامات زیر میتواند در این زمینه کارگشا باشد:
- دعوت از سخنرانان مهمان؛
- برگزاری جشنهای مرتبط؛
- اجرای میزگردهای آموزشی (از اعضای تیم بخواهید به نوبت چیزی به یکدیگر آموزش دهند)؛
- مشاهده جلسات تد (TED) مرتبط با موضوع جلسه؛
- اجرای فعالیتهای تیمسازی؛
- برگزاری جلسات تیمی در مکانی متفاوت (مثلاً به یک فضای باز بروید)؛
- استفاده از پذیراییهای سرگرمکننده در بین اعضا در طول جلسه؛
- اجرای طوفان فکری؛
- تغییر جای افراد برای جلوگیری از یکنواختی جلسه.
تهیه یک دستورکاری سبک به هدف افزایش خلاقیت و مشارکت
هیچگاه موضوعات زیادی را برای بررسی و حل مشکل در دستور کار قرار ندهید. اگر تعداد زیادی تسک را برای جلسه تعریف کنید، فرصتی برای مطرح شدن گفتوگو های آزاد و خودجوش بهوجود نمیآید. حتی اگر جلسه زودتر تمام شد به اعضای تیم اجازه دهید تا محل جلسه را سریعتر ترک کنند. این کار شما میتواند برای آنها جذاب باشد.
تلاش برای افزایش همکاری در جلسه های تیمی
هدف از برگزاری جلسات تیمی، اشتراکگذاری اطلاعات نیست. بلکه باید به دنبال یافتن راهکاری برای حل یک مشکل یا تصمیمگیری درباره موضوعی باشیم. مدیریت چنین جلساتی چالش برانگیز است و بینظمیهایی را با خود بههمراه دارد. اما باید توجه داشت که بیشترین ارزش از جلسه های تیمی در بارش فکری و تصمیمگیریهای تیمی ایجاد میشود.
تعامل خود را با اعضا بهبود دهید
رهبری جلسه های تیمی به معنای قدرتنمایی یا سواستفاده از موقعیت ایجاد شده نیست. هرگز سعی نکنید یکی از اعضای تیم را به خاطر تاخیری که داشته تنبیه کنید. کمی حس شوخطبعی و فروتنی میتواند موجب بهبود تعاملات و نتیجهبخشی جلسه شود.
پیگیری کنید
نحوه اجرا و انجام تصمیمات گرفته شده در یک جلسه نیاز به پیگیری دارد. یک رهبر باید اقدامات اعضای تیم خود را پیگیری کند تا وظایفی که در جلسات تیمی برعهده گرفتهاند به بهترین شکل انجام شود. جای بسی ناامیدی است که در جلسات بعدی متوجه شوید که تیم وظایفی که در جلسه قبلی برعهده گرفته است را انجام نداده و در مقابل تعهداتش پاسخگو نیست.
الگوی رهبری در جلسات تیمی را مشخص کنید
در جلسات تیمی نباید نسبت به موضوعات بیتفاوت باشید و در مقابل اصول کاری عقبنشینی کنید. در اینگونه از جلسات باید یک رهبر و تیم در بالاترین سطح استاندارد قرار بگیرند تا نتایج مدنظر را بهدست آورند. از شوخیهای نامرتبط، بدبینی و کنایه، سرزنش اعضای تیم و… خودداری کنید.
یک سبک رهبری مشخص را در جلسات تیمی دنبال کنید تا به دیگر اعضای تیم نیز جهت دهید.
سخن پایانی
فرصت برگزاری جلسات تیمی در هر سازمانی یک موقعیت ارزشمند است که نباید به راحتی هدر شود. داشتن نظم و انضباط میتواند به رهبر و اعضای تیم کمک کند تا برنامهریزیهای انجام شده را به خوبی اجرا کنند.
برگزاری جلسات مورد علاقه اعضای تیم به آنها کمک میکند تا ارزشهای سازمانی را توسعه داده و امکان بروز ابتکار و نوآوری در تیمها بهوجود آید.
