می‌توان دو نگاه به واحد منابع انسانی داشت: یکی نگاهی تزئینی و «صرفا» محدود به امور اجرایی، و دیگر نگاهی استراتژیک و بنیادی. به فراخور تغییراتی که در شرایط بازار کار حادث شده، حتی شرکت‌هایی که نگاه عمیقی به این حوزه نداشتند نیز ناچارا به سمت تامل بیشتر بر آن رفتند. در این مقاله ۱۲ وظیفه منابع انسانی که باید به آن‌ها توجه کرد را معرفی کردیم.
اگر قصد داشته باشیم تا با نقش منابع انسانی در یک سازمان آشنا شویم باید ابتدا با مفهوم مدیریت منابع انسانی آشنا شویم:
مدیریت منابع انسانی یک رویکرد متمایز با مدیریت اشتغال در سازمان است که به دنبال ایجاد مزیت رقابتی از طریق استقرار استراتژیک نیروی انسانی متعهد و کارآمد است. در چنین مدیریتی سعی می‌شود تا با مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و ساختارها به مدیریت پرسنل یک سازمان پرداخته شود
Storey
در ادامه به معرفی ۱۲ وظیفه کلیدی منابع انسانی در سازمان می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم که چگونه این وظایف به پیشرفت سازمان کمک می‌کنند:
برنامه‌ریزی منابع سازمانی
Human Resource Planning
اولین وظیفه منابع انسانی، شناخت نیازهای آینده سازمان است. دانستن اینکه یک سازمان به چه تخصص‌هایی و چه تعداد نیرو نیاز دارد، به مدیر منابع انسانی کمک می‌کند تا در استخدام، گزینش، آموزش و انجام سایر وظایف، برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشد.
در برنامه‌ریزی نیروی انسانی جایگاه فعلی سازمان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و به این موضوع پرداخته می‌شود که سازمان در آینده به چه چیزهایی (منابع انسانی) نیاز دارد.
جذب و استخدام
Recruitment
دومین وظیفه منابع انسانی، جذب و استخدام پرسنل برای کار در سازمان از بین بهترین گزینه‌ها است. در استخدام و گزینش، اعتبار برند کارفرما در کنار داشتن استراتژی‌های درست برای یافتن نیروی انسانی مناسب اهمیت زیادی دارد.
هنگامی که لیستی از کاندیداهای استخدام در یک سازمان جمع‌آوری می‌شود، وظیفه منابع انسانی در سازمان این است که به انتخاب بهترین گزینه‌ها با بالاترین ظرفیت‌ها بپردازد.
پیشرفت فناوری منابع انسانی بر روی فرایندهای استخدام تاثیر گذاشته است، به‌طوری که در حال حاضر از انواع ابزارها برای گزینش منابع انسانی استفاده می‌شود.
همچنین بخوانید: راهنمای جامع فرایند استخدام موثر
مدیریت عملکرد
Performance Management
در مدیریت عملکرد، سعی می‌شود تا از عملکرد منابع انسانی اطمینان حاصل شود. در مدیریت عملکرد باید به رهبری، هدف‌گذاری و بازخورد توجه ویژه‌ای داشت. ابزارهای مدیریت عملکرد به مدیران کمک می‌کند تا به بررسی وضعیت کارمندان خود بپردازند.
وظیفه منابع انسانی این است تا با استفاده از بهترین راهکارها نظیر آموزش و توسعه، نیروی کار فعلی و کارمندانی را که در آینده استخدام می‌شوند را توانمند سازد.
همچنین بخوانید: کوچینگ عملکرد چیست و چگونه بر بهبود کارایی کارکنان اثر می‌گذارد؟
یادگیری و توسعه (L&D)
Learning and development
کسب و کارهای امروزی به شدت در حال تغییر و تحول هستند. وظیفه منابع انسانی این است که با توسعه مهارت‌هایی که سازمان برای آینده نیاز دارد، زمینه را برای واگذاری مسئولیت‌های جدید به کارمندان فراهم آورد.
به‌طور سنتی سازمان‌ها بودجه مشخصی برای یادگیری و توسعه دارند. تقریبا همه کارفرمایان ارزش سرمایه‌گذاری در مهارت‌های مهم برای آینده را درک می‌کنند. این وظیفه منابع انسانی است که این تلاش‌ها را در مسیر درست هدایت کند.
برنامه‌ریزی شغلی
Career Planning
پنجمین وظیفه منابع انسانی، برنامه‌ریزی شغلی است تا یک راهنمای عملی برای کارکنان در مسیریابی شغلی(Career Path) وجود داشته باشد.
اینکه کارکنان متوجه باشند که تلاش آن‌ها برای رشد فردی چگونه می‌تواند با آینده شرکت مطابقت پیدا کند، در برنامه‌ریزی شغلی تعیین می‌شود. درک این موضوع توسط کارمندان در مشارکت آن‌ها در فعالیت سازمانی و عدم ترک کار تاثیر زیادی دارد.
از طرف دیگر سازمان با کمک برنامه‌ریزی شغلی به مباحث جانشین‌پروری، کنترل بهره‌وری و تقویت برند کارفرمایی می‌پردازد.
ارزیابی عملکرد
Function evaluation
همانطور که یک تجارت تغییر می‌کند، کارآمدی منابع انسانی نیز دچار تغییر و بهبود می‌شود. ارزیابی عملکرد پرسنل از وظایف منابع انسانی است. با ارزیابی عملکرد منابع انسانی، سازمان از نحوه عملکرد خود در سطح استراتژی و ارائه خدمات اطمینان پیدا می‌کند.
در ارزیابی عملکرد منابع انسانی باید به بررسی ویژگی‌های مختلفی پرداخت. زمان حضور و دسترس‌پذیری نیرو در محل کار، نحوه انجام مسئولیت‌های شغلی و ارزشی که نیروی انسانی برای سازمان دارد، از جمله موارد مهم در ارزیابی عملکرد است. ارزیابی عملکرد یک معیار مهم در ارائه پاداش و دستمزد به نیروی انسانی است.
روش‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد:
روش رتبه‌بندی
در این شیوه کارشناسان منابع انسانی، عملکرد هر فردی را بر اساس میزان مشارکت او در کل سازمان رتبه‌بندی می‌کنند. ارزیاب‌های سازمانی بعد از بررسی دقیق و عملکرد هر فرد، رتبه‌بندی کارمند را انجام می‌دهند.
روش طبقه‌بندی
در این مدل، هر شغلی را در طبقه‌ای قرار می‌دهند و سپس در هر طبقه کارکنان رتبه‌بندی می‌شوند. معمولا این طبقات بر اساس تحصیلات، تجربه و مهارت‌های تخصصی شکل می‌گیرند.
روش امتیازبندی
مشاغل موجود در یک شرکت، بر اساس عواملی طبقه‌بندی می‌شوند که بر روی موفقیت سازمان تاثیر بیشتری دارند. مشاغل در این شیوه براساس شایستگی‌های کلیدی مانند حل مسئله، دانش فنی، مهارت‌های ارتباطی و تاثیرگذاری، قابلیت نوآوری، هوش تجاری و… تقسیم می‌شوند. این شایستگی‌ها در هر سازمانی متفاوت خواهد بود.
روش شخصی
در این روش کار انجام شده ارزیابی نمی‌شود، بلکه شخص انجام‌دهنده مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و کارمندان بر اساس مهارت‌ها و شایستگی‌هایی که دارند، پاداش می‌گیرند.
پاداش
Rewards
تعیین پاداش کارکنان، وظیفه منابع انسانی در هر سازمانی است. سیستم پاداش و جریمه برای جذب کارمندان مناسب در سازمان‌ها ضروری است. نحوه پاداش‌دهی در کشورها متفاوت است، مثلا در برخی از کشورها بیمه درمانی به عنوان یکی پیشنهاد شغل محسوب می‌شود، این در حالی است که در برخی از کشورهای دیگر که دارای سیستم بهداشت عمومی ارزان قیمت هستند این ویژگی چنداناهمیتی ندارد.
پاداش‌ها چیزی فراتر از پول هستند که می‌توانند پیامدهای روانی مثبتی بر روی نیروی انسانی داشته باشند. پاداش‌ها معمولا شامل حقوق، رشد موقعیت در سازمان، فرهنگ سازمانی خوب، تعادل بین کار و زندگی و… می‌شوند. به‌عنوان مثال یک همکار فوق‌العاده می‌تواند یک پاداش شغلی محسوب شود.
ارزش پیشنهادی کارکنان (EVP) در هر سازمانی نشان‌دهنده مجموعه‌ای از پاداش‌ها و وجه تمایز یک کسب و کار با کسب و کارهای مشابه است. برخی از مهم‌ترین پاداش‌های سازمانی عبارت‌اند از:
- حقوق پایه
- پرداخت مبتنی بر عملکرد
- هدایای سازمانی (مالی و غیرمالی)
- محیط اجتماعی کار
- امنیت شغلی
- موقعیت شغلی
- کار دائمی
- اختیار داشتن
- فرصت‌های رشد
- بازخورد دادن یا بازخورد موثر گرفتن
- فرصت‌های توسعه رسمی و غیررسمی
تمامی موارد هفت‌گانه‌ای که برای وظیفه منابع انسانی تا اینجا نمام بردیم، در محدوده مدیریت استعداد (Talent Management) قرار می‌گیرند. وظیفه منابع انسانی جذب، توسعه، ایجاد انگیزه و حفظ نیروهای با استعداد است.
همچنین بخوانید: ارزیابی ۳۶۰ درجه چیست و چگونه می‌توان آن‌را اجرا کرد؟
روابط صنعتی
Industrial relations
وظیفه منابع انسانی در سازمان، حفظ و تقویت روابط با کارکنان و سایر افراد تاثیرگذار بر سازمان است. در بسیاری از کشورها، اتحادیه‌های کارگری هنوز نقش مهمی بر روابط کارفرما و کارکنان دارند. ایجاد رابطه خوب با کارکنان و شناسایی تضاد منافع به سازمان کمک می‌کند تا از بحران‌ها به سلامت عبور کند.
مشارکت و ارتباط با کارکنان
Employee participation and communication
یک نیروی منابع انسانی باید به صورت فعالانه با کارکنان ارتباط داشته باشد. شنیدن حرف‌های کارکنان تنها با داشتن ارتباط قوی بین منابع انسانی و پرسنل اتفاق خواهد افتاد. وظیفه منابع انسانی این است که وکیل کارکنان باشد و به آن‌ها کمک کند تا فرهنگ سازمانی را درک کنند.
سلامت و امنیت
Health and safety
منابع انسانی نقش مهمی در ایجاد و اجرای قوانین مرتبط با ایمنی و بهداشت در سازمان را برعهده دارد. تبدیل این مقررات به بخشی از فرهنگ شرکت، یکی از وظایف اصلی منابع انسانی است. به عنوان مثال در شرکت نفت شِل، بالا یا پایین رفتن از پله بدون گرفتن نرده ممنوع است، این کار به هدف به صفر رساندن حوادث ناگوار برای کارکنان انجام می‌شود.
رفاه شخصی
Personal wellbeing
وظیفه منابع انسانی است تا در هنگام مواجهه کارمندان با مشکلی، خدمات مراقبتی و رفاهی را به آنان ارائه دهد. رفاه شخصی در زمان‌هایی اهمیت می‌یابد که همه چیز طبق برنامه پیش نمی‌رود. مشکلات در محیط کار و بیرون می‌تواند بر عملکرد، میزان مشارکت و بهره‌وری کارکنان تاثیر منفی بگذارد.
رفاه شخصی توسط منابع انسانی رهبری می‌شود و باید در سطح قابل قبولی به تمامی کارکنان و تیم‌های کاری ارائه شود.
مسئولیت‌های اداری
Administrative responsibilities
وظیفه نهایی منابع انسانی، مسئولیت اداری است. سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی وظیفه رسیدگی به ترفیع شغلی، جابه‌جایی‌ها، نظم و انضباط کاری، بهبود عملکرد کارکنان، سلامت کارمندان، رعایت مقررات، تنوع فرهنگی و… را بر عهده دارد.
برای هر یک از این موضوعات باید رویه‌ها و قوانینی تدوین شود. سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) داده‌های کارکنان را به صورت دقیق ذخیره می‌کند. مدیریت صحیح بر این سیستم‌ها به تصمیم‌گیری سازمانی کمک زیادی خواهد کرد.
سخن پایانی
مدیریت منابع انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهترین بهره را از نیروی کار خود ببرند. یک متخصص HR باید به مجموعه‌ای از مهارت‌ها مسلط باشد تا بتواند وظیفه منابع انسانی را به خوبی انجام دهد.
HR موضوعی است که تنها با آموزش به دست نمی‌آید تجربه و یادگیری مستمر در این زمینه به بر روی هدایت موثر نیروی انسانی موثر است.
