جذب و استخدامی برای هر سازمانی، در هر ابعادی که باشد، پر از چالش است. یافتن همکار تازه در بین متقاضیان و طی فرایند مصاحبه با کاندیدها، زمان و انرژی زیادی می‌طلب. آن‌چه در ادامه می‌آید، ترجمه‌ای آزاد از مقاله‌ی «Top 10 Recruiter Skills to be a Successful HR Recruiter» است که در سایت hrshelf منتشر شده است.
در این مقاله ۱۰ مهارت نرم لازم برای مسئول جذب و استخدام سازمان‌ها فهرست شده و ذیل هرکدام توضیحاتی بر چرایی اهمیت این مهارت‌ها آمده است. اگر در این موقعیت شغلی مشغو به‌کارید، مرور این مهارت‌ها می‌تواند برایتان سودمند باشد.
جذب و استخدام نیروی ماهر یکی از مهم‌ترین فرآیندهای سازمانی است. حضور و فعالیت کارشناسان این حوزه در سازمان‌ها به یافتن نیروی کار با استعداد و جلب نظر آن‌ها برای همکاری با شرکت کمک می‌کند. این از اصلی‌ترین عواملی است که عملکرد شرکت‌ها را در بازار رقابتی کنونی بهبود می‌بخشد و مسیر موفقیت آن‌ها را هموارتر می‌کند.
کارشناس جذب و استخدام یکی از موثرترین مهره‌های بخش منابع انسانی (HR) است که وظیفه به‌کارگیری مستعدترین افراد را در یک سازمان برعهده دارد. طبیعتا این کار با همکاری نزدیک مدیران بخش‌های مختلف و مرور مشاغل خالی در هر یک از قسمت‌های سازمان انجام می‌گیرد.
دستیابی به این هدف، نیازمند درک کاملی از فعالیت‌ها، نیازها و خواسته‌های شرکت و مدیران آن و همچنین، آشنایی با الزامات استخدام، شایستگی‌های کلیدی و برخورداری از تجربه لازم است. به‌علاوه، توانایی ارزیابی میزان سازگاری یک کارمند بالقوه با فرهنگ سازمانی مربوطه هم از دیگر مسئولیت‌های کارشناسان جذب و استخدام به حساب می‌آید.
کارشناس جذب و استخدام چه می‌کند؟
کارشناس جذب و استخدام را می‌توان یکی از مهم‌ترین نیروهای بخش منابع انسانی دانست که فرآیند پیدا کردن نیرو و همچنین، ترغیب و استقرار کارکنان واجد شرایط را در شرکت تسهیل می‌کند. انجام این کار از طریق شناسایی جایگاه‌های شغلی خالی در شرکت؛ ایجاد شرح شغل؛ ارائه آگهی‌های لازم؛ بررسی رزومه‌ها به‌منظور استفاده از با استعدادترین کارجویان خارج از سازمان؛ به‌کارگیری نیروی کار داخلی و استقرار آن‌ها در مشاغل تازه امکان‌پذیر است.
این کارشناسان استخدامی هستند که برنامه مصاحبه با متقاضیان را ترتیب می‌دهند و تلاش می‌کنند نقاط قوت و ضعف هر یک از آن‌ها را ارزیابی کنند. از این طریق، آن‌ها می‌توانند افراد مناسب را برای سازمان پیدا کنند. برخی از این کارشناسان فقط وظیفه بررسی رزومه کارجویان و انجام مصاحبه‌های تلفنی اولیه را برعهده دارند.
این در حالی است که در برخی از شرکت‌ها مسئولیت برنامه‌ریزی، نظارت و انجام کل فرآیند استخدام با کارشناس جذب و استخدام است.
آشنایی با چشم‌انداز شغلی کارشناس جذب و استخدام
پیش‌تر هم گفتیم که کارشناس جذب و استخدام یکی از اعضا برجسته بخش منابع انسانی است. این افراد را می‌توان به‌عنوان شکارچیانی تصور کرد که بهترین گزینه‌ها را برای پست‌های اجرایی و ارشد شرکت پیدا کرده و با استخدام آن‌ها عملکرد کل سازمان را بهبود می‌بخشند.
طبیعتا این کارشناسان باید از مهارت و تجربه کافی برخوردار باشند تا بتوانند استعدادهای بالقوه را شناسایی کرده و آن‌ها را برای همکاری با شرکت متقاعد کنند.
با توجه به آن‌چه گفته شد، واضح است که دستمزد بالایی برای این کارشناسان تعیین می‌شود. با این حال، میزان دقیق حقوق و دستمزد این افراد هم درست مانند سایر مشاغل به موقعیت جغرافیایی، میزان تجربه و همچنین، سازمان مربوطه بستگی دارد.
یک کارشناس جذب و استخدام به چه نوع مهارت‌هایی نیاز دارد؟
موفقیت یک کارشناس جذب و استخدام به مجموعه مهارت‌ها و تجربیات او بستگی دارد. این مهارت‌ها به دو نوع اصلی تقسیم‌بندی می‌شوند:
مهارت‌های نرم
مهارت‌های نرم در اصل، ترکیبی از توانایی‌های فردی، اجتماعی و ارتباطی هستند. این قابلیت‌ها تا اندازه زیادی به شخصیت خود فرد بستگی دارند. به عبارت ساده‌تر، مجموعه این مهارت‌ها تعیین‌کننده هویت فرد به حساب می‌آید. در صورت تمایل و به شرط تلاش کافی، این قابلیت‌ها را می‌توان به‌تدریج ارتقا داد.
مهارت‌های سخت
مهارت‌های سخت نقطه مقابل مهارت‌های نرم بوده و قابلیت‌های مقیاس‌پذیری هستند که از طریق آموزش، تجربه، تحصیلات تکمیلی و دوره‌های تخصصی به‌دست می‌آیند.
مهارت‌های کلیدی برای کارشناس جذب و استخدام
مهم‌ترین مهارت‌های یک کارشناس استخدامی موفق عبارتند از:
مهارت‌های ارتباطی
توانایی برقراری ارتباط به بهترین و موثرترین شکل ممکن از مهم‌ترین مهارت‌های یک استخدام‌کننده به حساب می‌آید. دلیل این امر هم واضح است. کارشناس جذب و استخدام در اصل، پل ارتباطی میان سازمان و متقاضی کار است.
صرف‌نظر از ماهیت جایگاه شغلی خالی، نحوه برقراری ارتباط با کارجو و ایجاد ذهنیت مناسب از عملکرد شرکت یکی از مهم‌ترین عواملی است که ایجاد اشتیاق به همکاری با مجموعه و جذب نیروهای ماهر و مستعد را امکان‌پذیر می‌کند. یعنی، اگر استخدام‌کننده نتواند رابطه درستی با مخاطب برقرار کند طبیعتا او را از مشارکت با مجموعه منصرف خواهد کرد.
توانایی برقراری ارتباط از اصلی‌ترین قابلیت‌هایی است که استفاده از پلت‌فرم‌های اجتماعی را ممکن می‌کند. شبکه‌های اجتماعی از موثرترین ابزارهای استانداردی هستند که کارفرمایان را به طیف گسترده‌ای از کارمندان بالقوه ماهر متصل می‌کنند. با استفاده از این رسانه‌های ارزشمند شما به‌سادگی می‌توانید گزینه‌های مناسب را پیدا کرده و آن‌ها را متقاعد کنید که رزومه‌های‌شان را برایتان ارسال کنند.
مهارت تصمیم‌گیری
قدرت تصمیم‌گیری هم از مهم‌ترین مهارت‌ها و شایستگی‌های کارشناس استخدام به حساب می‌آید. یعنی فرد استخدام‌کننده باید از توانایی تشخیص برخوردار باشد؛ و در موقعیت مقتضی سریعا بتواند گزینه مناسب برای سازمان را شناسایی کرده و او را استخدام کند.
تصمیم‌گیری یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌هایی است جنبه‌های عینی را به افکار و اهداف ذهنی پیوند میدهد و دستیابی به اهداف یاد شده را ممکن می‌کند. این امر می‌تواند در ایجاد و ترویج یک فرهنگ سالم در سازمان موثر باشد.
توجه به جزئیات
توجه به جزئیات یکی از اساسی‌ترین قابلیت‌های استخدام‌کنندگان به حساب می‌آید. چرا که این افراد دائما با مجموعه‌ای از کارجویان و رزومه‌های آن‌ها سر و کار دارند. بنابراین، باید بتوانند کلیه جزئیات درباره این افراد را مشاهده کنند؛ به خاطر بسپارند؛ و در موقعیت مناسب این اطلاعات را بازیابی کنند. بی‌دقت بودن فرد استخدام‌کننده می‌تواند موجب جذب نیروی نامناسب و از دست رفتن نیروی مستعد شود و ضررهای جبران‌ناپذیری را برای سازمان به‌همراه داشته باشد.
مهارت انجام وظایف مختلف به‌طور هم‌زمان
چند وظیفگی (multitasking) یا توانایی انجام هم‌زمان وظایف گوناگون نیز از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که یک کارشناس جذب و استخدام باید از آن برخوردار باشد. استخدام فرآیندی زمان‌بر است. از زمان درج آگهی شغلی تا پیدا کردن یک گزینه مناسب، برقراری ارتباط، ترغیب او برای همکاری و نهایتا استخدام آن شخص اتفاقات زیادی می‌افتد.
در این روند، استخدام‌کننده باید آگهی‌های شغلی مناسبی را ایجاد کند؛ رزومه‌های ارسال شده را بررسی کند؛ توانایی‌ها، تحصیلات و تجربیات هر یک را ارزیابی کند؛ با افراد مناسب مصاحبه کند؛ با کارفرمایان مشورت کند؛ پیشنهادهای مناسب را به گزینه‌های مطلوب ارائه دهد و بهترین‌ها را در مجموعه استخدام کند.
مهارت گوش دادن
گوش دادن فعال یکی از مهم‌ترین مهارت‌های جذب نیرو است. یعنی، لازم است استخدام‌کنندگان بتوانند به شکلی فعالانه و متمرکز صحبت‌های مخاطب را بشنوند و پاسخ یا واکنش مناسبی را ارائه دهند. این امر موجب بهبود برقراری ارتباط با متقاضیان می‌شود و درک توانایی‌ها، خواسته‌ها، نیازها و استعدادهای آن را هم ساده‌تر می‌کند. از طریق گوش دادن فعال و پرسیدن سؤالات مناسب، کارشناس جذب نیرو می‌تواند مشخصات کارجو را بهتر درک کند و نسبت به آن بینش عمیق‌تری داشته باشد. به این ترتیب، فورا مناسب بودن یا نبودن گزینه مورد نظر را تشخیص میدهد.
توانایی استفاده از فناوری
با توجه به توسعه فناوری و گسترش ابزارها، نرم‌افزارها، اپلیکیشن‌ها و تجهیزات مختلف، توانایی استفاده از فناوری به یکی از مهم‌ترین مهارت‌های هر فردی تبدیل شده است. طبیعتا استخدام‌کنندگان هم از این قاعده مستثنا نیستند. بنابراین، لازم است این افراد بتوانند به شکل هوشمندانه‌ای از سیستم های ردیابی متقاضی (ATS)، پلت‌فرم‌های مدیریت عملکرد و HRIS استفاده کنند. هرچه مهارت‌های فنی استخدام‌کننده قوی‌تر باشد، به شیوه‌ای بهتر و موثرتر می‌تواند این پلت‌فرم‌ها را در جهت منافع سازمان به‌کار گیرد.
مهارت مدیریت زمان
پیش‌تر گفتیم که یک کارشناس جذب و استخدام باید بتواند وظایف گوناگون را به‌طور هم‌زمان انجام دهد و به موارد مختلفی رسیدگی کند. انجام این کار مستلزم برخورداری از توانایی مدیریت زمان است. اهمیت این امر به‌ویژه موقعی بیش‌تر می‌شود که فرد استخدام‌کننده با سازمان‌های گوناگون در مناطق زمانی متعددی در ارتباط باشد.
بازاریابی
در اقتصاد رقابتی امروز، جذب استعدادهای برتر کار دشواری است. این روزها، نیروی کار ماهر به‌جای پذیرفتن سریع پیشنهادهای شغلی تلاش می‌کند بهترین گزینه را انتخاب کرده و در مناسب‌ترین مجموعه شروع به‌کار کند. بنابراین، کارشناس استخدام باید استراتژی‌های بازاریابی خود را ارتقا داده و موقعیت سازمان و مزایای همکاری با آن را به بهترین شکل ممکن با گزینه‌های مناسب در میان بگذارد. از این طریق، او می‌تواند متقاضیان برتر را به قبول پیشنهاد شغلی مورد نظر ترغیب کند.
مهارت مذاکره
مهارت مذاکره هم یکی دیگر از قابلیت‌های اصلی استخدام‌کنندگان است. برخورداری از این توانایی امکان ارائه و مطرح کردن موارد ضروری را در اختیار استخدام‌کننده قرار میدهد. کارشناس جذب نیرو با استفاده از این مهارت می‌تواند متقاضی را برای همکاری با شرکت تشویق کند و یک موقعیت شغلی جذاب را به او پیشنهاد دهد. این موضوع، به‌ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که منابع شرکت با خواسته‌های متقاضی تناسب نداشته باشد. در این صورت، لازم است فرد استخدام‌کننده جایگزین‌های مناسبی را ارائه داده و از منصرف شدن نیروی کار مستعد جلوگیری کند.
اعتماد به‌نفس
برخورداری از اعتماد به‌نفس بالا یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که به کارشناس جذب نیرو کمک می‌کند به توانایی خودش برای انتخاب نامزدهای ایده‌آل اطمینان داشته باشد. خصوصا زمانی که استخدام‌کننده می‌خواهد فرد مناسبی را برای یک جایگاه شغلی مدیریتی یا سایر سمت‌های تخصصی پیدا کند به اعتماد به‌نفس زیادی احتیاج دارد.
سخن آخر
کارشناس جذب نیرو و استخدام یکی از مهم‌ترین اعضا یک سازمان به حساب می‌آید. حضور چنین شخص ماهر و با تجربه‌ای در بخش منابع انسانی می‌تواند برای شرکت بسیار سودمند باشد. اگر شما هم به این شغل علاقه دارید، کافی است مهارت‌های لازم را کسب کرده و در قالب یک کارشناس استخدام فعالیت کنید. از این طریق، می‌توانید به پیشرفت و بهبود عملکرد سازمان‌تان کمک کنید.
