شرح شغلی چیست؟ هرآنچه باید درباره شرح وظایف پرسنل بدانید

شرح شغلی یا شرح وظایف پرسنل چیست؟

اگر دستی بر فرایند استخدام داشته باشید، حتما با مقوله‌ای به نام شرح شغلی مواجه و حتی درگیر شدید! نگارش شرح وظایف پرسنل به نظر ساده و حتی بی‌اهمیت می‌آید، اما حقیقت آن است که چه برای کارجو و چه کارفرما نقشی کلیدی را ایفا می‌کنید. یک شرح شغلی درست، مصاحبه‌هایی اثربخش‌تر را برای‌تان به همراه دارد و توامان، فرایند جذب را بهبود و تسریع می‌بخشد.

شرح شغلی چیست؟

شرح شغلی (job description) یا شرح وظایف پرسنل یک مستند نسبتا بلند است که به تشریح مسئولیت‌ها، وظایف و اختیارات یک شغل مشخص می‌پردازد. شرح شعلی بنا دارد تا تصویری واقعی از یک شغل را در سازمان شما، به کارجو ارائه کند تا بتواند بنا به آن توضیحات، نسبت به اقدام برای مصاحبه اقدام نماید.

علاوه بر اهمیت آن برای کارجویان، شرح وظایف پرسنل برای تیم و سازمان شما نیز حائز اهمیت است. چرا که باعث می‌شود تعریفی دقیق‌تر از مشاغل موجود در سازمان خود ایجاد کنید و از بروز استخدام‌های اشتباه جلوگیری نمائید.


مهمترین اجزای شرح شغلی کدام‌اند؟

همان‌طور که پیش‌تر توضیح داده شد، مهمترین کارکرد شرح شغلی آن است که تصویری یکسان، واقعی و عملیاتی از سیطره‌ی یک موقعیت شغلی را برای شما (سازمان) و همکار (کارجو) ایجاد کند. با این رویکرد، لازم است تا هرآنچه به ایجاد این شفافیت کمک می‌کند را در شرح شغلی لحاظ کنید. به طور عمومی، یک مستند شرح وظایف پرسنل شامل اجزای زیر است:

مسئولیت‌ها

این بخش را شاید بتوان مهم‌ترین جزء از اجزای یک شرح شغلی دانست، چرا که مشخصا به فعالیت‌های مستمر همکار اشاره می‌کند. در نگارش بخش مسئولیت‌ها در شرح وظایف پرسنل لازم است تا واقع‌نگر باشید و بتوانیم بخش اصلی فعالیت‌های او را کشف و مستند کنید.

برای نگارش این بخش، معیارتان را «برداشت» مخاطب در نظر بگیرید: کارجو باید پس از خواندن این بخش بتواند یک روز کاری خود را تصور کند و متوجه شود که زمان کاری‌اش را صرف چه فعالیت‌هایی می‌کند. پس لازم است با استفاده از عبارت‌هایی ساده و روان، به واضح‌ترین شکل ممکن، فضای کاری را توصیف کنید.

مهارت‌های تخصصی و عمومی

هر شغلی به مجموعه‌ای از مهارت‌های عمومی و تخصصی نیازمند است. لازم است در بخشی از شرح شغلی، مهارت‌های مورد نیاز خود را به تفکیک و با اولویت مشخص مطرح کنید.

مهارت‌های عمومی، عمدتا می‌تواند شامل انواع مهارت های نرم و یا مهارت‌های سخت باشند. در مورد مهارت‌های تخصصی، کاملا منطبق با شغل مورد نظر شما لازم به تعیین است.

برای تعیین این بخش از شرح ظایف پرسنل بهتر است از مسئول مستقیم نیروی تازه کمک بگیرید.

اختیارات

تکمیل این بخش بیشتر در تدوین شرح شغلی مدیران میانی و ارشد کارآمد است. به همان میزان که از مدیران سازمان خود انتظارات داشته باشید و تعهداتی را برای‌شان متصور باشید، لازم است تا اختیارات‌شان را نیز شفاف و دقیق مطرح کنید.

این اختیارات می‌تواند شامل اختیار در انتخاب محل کار، اختیار در بودجه‌بندی، مدیریت تیم و… قابل تعریف باشد. بسته به اندازه‌ی سازمان و سطح همکار تازه، این بخش را با همکاری مدیران ارشد سازمان تدوین کنید.

شرایط احراز شغل

ممکن است برای احراز شغل مورد نظر و استخدام کارجو، شرایطی مکمل را در نظر گرفته باشید ( نظیر حداقل سابقه کار، جنسیت و…)

لازم است این موارد را نیز در بخش انتهایی مستند شرح وظایف پرسنل قراردهید.


چگونه شرح شغلی بنویسیم؟

بسته به آن‌که شغلی که بنای نگارش شرح وظایف اش را دارید، پیش‌تر در سازمان‌تان وجود داشته یا نخستین‌بار است که می‌خواهید آن موقعیت شغلی را پدید آورید، مسیرهای متفاوتی پیش روی‌تان خواهد بود. همچنین، ایجاد شرح وظایف پرسنل برای مشاغلی که تا حدود زیادی استاندارد هستند (مثل مدیر بازاریابی) نسبت به حرفه‌هایی که در هر سازمان نقش و مسئولیت متفاوتی بر عهده‌شان است (مثل کارشناس روابط عمومی) تفاوت می‌کند.

به بیانی دیگر، بسته به سازمان و صنعت فعالیت شما و همچنین نقش سازمانی که بنای جذب نیروی تازه برای آن دارید، روندهای متفاوتی را باید برای تدوین شرح شغلی طی کنید. در ادامه، یک مسیر عمومی برای نگارش شرح وظایف پرسنل پیشنهاد می‌شود که می‌توان با در نظر گرفتن همه‌ی این موارد، پس از آن،‌به مستندی جامع و کاربردی دست یافت.

گام اول: نقشه منابع انسانی خود را ترسیم کنید

اضافه کردن هر نیروی تازه به سازمان، همان‌قدر که می‌تواند کمک‌رسان باشد، ممکن است باعث بروز مشکلات عدیده‌ای نیز گردد. توجه داشته باشید که استخدام موفق زمان حاصل می‌شود که توانسته باشیم موقعیت حضور آن فرد را به درستی تعریف و جایگاه او را تعیین کرده باشیم.

اگر در تیم منابع انسانی سازمان خود فعالید، لازم است که پیش از طراحی شرح شغلی و یا درگیر شدن به فرایند مصاحبه و استخدام، نقشه منابع انسانی و چارت سازمانی مورد نظر خود را با کمک مدیران ارشد تعریف کنید. این مهم، کمک می‌کند که در جذب نیروهای تازه، کمترین خطای ممکن را داشته باشید و اطمینان کسب کنید که هر همکار، دقیقا در زمان درست و با شرح شغلی دقیق مشغول به‌کار خواهد شد.

گام دوم: از پرسنل فعلی کمک بگیرید

به طور قطع، همکاران شما که همینک مشغول به انجام فعالیت‌های اجرایی هستند، درک و شناخت بهتری نسبت به جزئیات کار خود و طبعا همکاران مستقیم‌شان دارند. بهتر است حین تدوین شرح شغلی، از پرسنل موجود سازمان بازخورد بگیرید و از ایشان بخواهید که بخش‌های اضافی و یا کم را مشخص کنند.

این مهم نه تنها موجب دستیابی به مستندی دقیق‌تر می‌شود، بلکه کمک می‌کند که تا همکاران پیشین در مسیر جذب و استخدام همکاران تازه با همدلی بیشتری مشارکت داشته باشند.

گام سوم: از مدیران میانی و ارشد بازخورد بگیرید

پس از تکمیل شرح شغلی، از مدیران سازمان بازخورد بگیرید و بخواهید نظر تخصصی و تجربی خود را بیان کنند. این بازخوردها به رسیدن به شرح شغلی وظایق دقیق‌تر کمک خواهند کرد.

گام چهارم: آگهی‌های استخدامی را مرور کنید

آخرین گام در مسیر ایجاد یک فرصت شغلی و تعریف آگهی استخدام این است که آگهی‌های مشابه را بررسی کنید. با مراجعه به سایت‌های کاریابی می‌توانید با صدها نمونه از شرح شغلی در فرم‌ها و اشکال مختلف مواجه شوید. طبعا بررسی آن‌ها می‌تواند به بهبود و یا تکمیل بخش‌های مختلف مستندتان کمک نماید.

Total
0
Shares
دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Related Posts
کارگاه را در کست‌باکس دنبال کنید
Castbox