راهنمای جامع فرایند استخدام موثر

فرایند استخدام موثر کمک می‌کند که ضمن کاهش هزینه‌های جذب و استخدام، کیفیت و اثربخشی منابع انسانی را ارتقا بخشیم. در این راهنمای جامع با تعاریف این حوزه و همچنین روندی هفت مرحله‌ای برای استخدام اثربخش آشنا خواهید شد.
فرایند استخدام موثر

فرایند استخدام موثر شیوه‌ای را پیش روی‌مان می‌گذارد که با اطمینان بیشتر تیم سازمان خود را بچینیم. متدولوژی‌ها، ابزارها و روش‌های مختلفی برای طرح‌ریزی زیرساخت منابع انسانی پیشنهاد شده و منابع متنوعی برای الگوبرداری وجود دارد. آن‌جه در ادامه می‌خواهید، ترجمه‌ی مقاله‌ای از وبسایت hrshelf با عنوان «The Complete Guide to an Effective Recruitment Process in 2022» است.

آن‌چه این نوشته را جذاب می‌کند، روزآمدی آن و توجه به اقتضاعات و شرابط این ایام است. توجه به ابزارهای دیجیتال و همچنین، در نظر داشتن اهمیت دورکاری و چالش‌های آن، این مقاله را اثربخش ساخته است. نسخه اصلی این مقاله را از طریق این لینک بخوانید. در ترجمه تلاش کردیم به محتوا وفادار باشیم و در عین حال، خواندنش را برای کاربر ایرانی ساده‌تر کنیم.

تعمدتا، ابزارهای خارجی که معرفی شده را نیز آورده‌ایم، هرچند استفاده از بسیاری‌شان برای‌مان ممکن نیست. حداقل حسن‌اش آن است که می‌توانید سری به سایت‌های‌شان بزنید و از آن‌ها الگو بگیرید.


پیدا کردن نیروی کار ماهر، استخدام آن‌ها و همچنین، حفظ کارکنان با استعداد از بهترین روش‌هایی است که به موفقیت کسب‌وکار کمک می‌کند. با این حال، در دنیای امروز یافتن کارمندان واجد شرایط کاری چالش‌برانگیز و نگه‌داشتن طولانی‌مدت آن‌ها در مجموعه امری بسیار دشوار است.

براساس نظرسنجی انجام شده توسط شرکت ManpowerGroup، تنها در ایالات متحده آمریکا چیزی در حدود ۶۹٪ از سازمان‌ها در جست‌وجوی کارکنان متبحر و با استعداد هستند. مطالعات نشان می‌دهند، این آمار در مقایسه با سال ۲۰۱۰ میلادی تقریبا ۱۴٪ افزایش یافته است.

استخدام موثر یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها بوده و هدف از انجام این کار به حداکثر رساندن توان کارکنان برای دستیابی به اهداف و مقاصد شرکت‌ها است. یافتن گروهی از افراد کارآمد، دسته‌بندی آن‌ها، ارزیابی و بررسی توانمندی‌ها و مهارت‌های‌شان، نهایی کردن و مطابقت دادن نیازهای سازمان با قابلیت‌های اشخاص و در نهایت، گزینش مناسب‌ترین کارکنان برای فعالیت در موقعیت‌های خالی موجود از مهم‌ترین عواملی هستند که چرخه عمر یا قیف استخدام اثربخش را تشکیل می‌دهند.

در هر یک از مراحل یاد شده، از تعداد نامزدهای احتمالی کاسته شده و کل فرآیند ساده‌تر می‌شود.به عبارت بهتر در فرایند استخدام ما کارمان را با تعداد بیشتری از متقاضی و کاندیدا آغاز می‌کنیم و در طی مراحل، رفته رفته از تعداد آن‌ها کاسته و به جمعیتی محدودتر، اما نزدیک‌تر به گزینه‌ی نهایی‌مان می‌رسیم.

در طول چند سال گذشته به‌ویژه از زمان شیوع ویروس کرونا، روند استخدام و جذب کارکنان با تغییراتی اساسی همراه بوده است. این همه‌گیری موجب تحول گسترده‌ای در عملکرد تیم‌های استعدادیابی شده و توسعه فرایند استخدام مجازی و عضوگیری از این طریق را در پی داشت.

در این میان، مردم هم چاره‌ای به‌جز سازگاری با شرایط موجود و کنار آمدن با شیوه‌های برقراری ارتباط از راه دور نداشته‌اند. در این میان، رقابتی بودن بازار از اصلی‌ترین دلایلی است که عموم افراد را به شکیبایی و سازش با این وضعیت نامطلوب سوق داده است. در چنین دوران دشواری، ابزارها و استراتژی‌های استخدامی تنها به‌عنوان دست‌آویز و فرصتی برای زنده ماندن عمل کردند.


استخدام موثر چیست؟

استخدام موثر برای یک موقعیت شغلی از دشوارترین کارهایی است که در یک سازمان انجام می‌شود. صرف نظر از گردش مالی سالیانه، تعداد کارکنان و بسیاری موارد دیگر، این فرآیند از چالش‌های بسیار زیادی برخوردار است. در اصل، از دست دادن یک کارمند و تلاش برای جایگزین کردن آن می‌تواند امری پر هزینه باشد.

این‌جاست که آموزش استخدام و به‌کارگیری یک تیم استخدامی متبحر و با تجربه برای پیشبرد این کار به یکی از حیاتی‌ترین عملیات سازمانی تبدیل می‌شود. در این میان، سازمان‌ها و شرکت‌هایی وجود دارند که به دلیل فقدان مهارت‌های مدیریتی مناسب در این زمینه، روند استخدام خود را برون‌سپاری می‌کنند. این در حالی است که برخی دیگر از سازمان‌ها برای پیشبرد استراتژی‌های جذب نیروی خود از ابزارهای جدید بهره می‌جویند.

استخدام موثر را می‌توان فرآیندی متشکل از جست‌وجو، یافتن و به‌کارگیری نامزدهای مناسب برای یک موقعیت شغلی خاص در یک سازمان به حساب آورد. در واقع، این رویکردی است که باید در بازه زمانی مناسب، به‌منظور یافتن بهترین گزینه برای موقعیت شغلی خالی و جذب نیرویی کارآمد و با استعداد اتخاذ شود.

تعریفی از استخدام موثر

به عبارت دیگر،  این فرآیند به‌منظور جذب، انتخاب، ارزیابی، مصاحبه، استخدام و پذیرش کاندیداهای بالقوه‌ای انجام می‌گیرد که می‌توانند اهداف و نیازهای سازمان شما را برآورده کنند. همکاری با یک تیم استخدامی عالی، بیش از هر چیز نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن سازمان یا شرکت مربوطه است. این از مهم‌ترین اموری است که به ایجاد یک مجموعه بزرگ از افرادی ماهر و با استعداد کمک می‌کند.

موفقیت یک استراتژی استخدامی به برنامه‌ریزی، ارزیابی دقیق و کار گروهی وابسته است. در این صورت، به‌کارگیری نیروی کار متبحر امکان‌پذیر بوده و بهترین نتایج ممکن را در پی خواهد داشت. در عین حال، ساده‌سازی فرایند استخدام از مهم‌ترین اموری است که دسترسی هر یک از اعضا را به ابزارها و منابع موثر در اجرای موفقیت‌آمیز طرح امکان‌پذیر می‌کند.


استخدام موثر چه مزایایی را برای سازمان‌تان ایجاد می‌کند؟

تشریح مزایا و کاردهای بهبود فرایند استخدام شاید لازم به نظر نیاید. اما شاید این فهرست بتوانید به شما به عنوان مدیر منابع انسانی کمک کند که مدیران ارشد را به سرمایه‌گذاری بیشتر بر این بخش ترغیب کنید! از مهم‌ترین مزایای استخدام موثر در سازمان می‌توان موارد زیر را برشمرد:

کاهش هزینه‌های استخدام

آموزش استخدام | فرایند استخدام موثر
بهره مندی از فرایند استخدام موثر موجب کاهش هزینه های استخدام می‌شود

کاهش هزینه یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های هر سازمانی است. استخدام موثر با بهره‌گیری از رویکردهای پیشگیرانه‌ای که به خوبی تعریف و برنامه‌ریزی شده‌اند، علاوه بر کاهش هزینه‌ها می‌تواند عملکرد کسب‌وکارتان را بهبود بخشد و سودآوری آن را تقویت کند. به خاظر داشته باشید، به‌کارگیری مجموعه‌ای از افراد مستعد و متبحر به شکل قابل توجهی در مقرون به‌صرفه کردن این فرآیند تاثیرگذار خواهد بود.

در این میان، استفاده از راهنمای استخدام، اتوماسیون اداری و خودکارسازی فرآیندهای جذب نیرو از بهترین روش‌هایی است که از تکراری شدن روند کار جلوگیری کرده و آن را بر مهارت افراد مبتنی می‌کند. بهره‌گیری از ابزارهای مناسب به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند با به حداقل رساندن احتمال خطا و گزینش کارکنان نامناسب، هزینه‌های کلی این فرآیند را کاهش دهند.


صرفه‌جویی در وقت

استخدام موثر از مهم‌ترین نشانه‌های حرفه‌ای بودن یک کسب‌وکار است و صرفه‌جویی در وقت را در سازمان امکان‌پذیر می‌کند. روند شناسایی، جذب، مصاحبه، گزینش و به‌کارگیری کارمندان جدید از پرهزینه‌ترین و وقت‌گیرترین فرآیندهای سازمانی به حساب می‌آید. استخدام افراد نامناسب با اتلاف زمان و منابع زیادی همراه است که برای آموزش و سازگاری این افراد با مجموعه صرف می‌شوند. از سوی دیگر، استخدام اثربخش دستیابی به نیروی متناسب با نیازهای سازمان را امکان‌پذیر کرده و مسیر دستیابی به موفقیت را برای شرکت هموارتر و روشن‌تر می‌کند.

استفاده از نرم افزار ATS و سایر ابزارهای مشابه از طریق حذف اپلیکیشن‌های ناکارآمد در همان ابتدای فرآیند به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند، در عین انجام وظایف تعیین شده از اتلاف وقت جلوگیری کنند. به‌علاوه، با انجام این کار بهره‌برداری از روندهای نامناسب تا پایان چرخه عمر استخدام ادامه نیافته و در کوتاه‌ترین زمان ممکن متوقف می‌شود. 


دستیابی به نیروی کار بهتر

استخدام موثر با افزایش سرعت استخدام و تسریع بخشیدن به روند گزینش در جذب نیروی کار ماهر تاثیرگذار است. کند بودن فرآیند جذب نیرو از اصلی‌ترین عواملی است که موجب دلسردی نامزدهای مناسب می‌شود. در نتیجه، آن‌ها برای پیدا کردن شغل دلخواه‌شان به شرکت‌ها و سازمان‌های دیگر مراجعه می‌کنند. براساس تحقیقات، شرکت‌هایی که نهایتا ظرف یک هفته نتایج مصاحبه را اعلام کرده و موقعیت شغلی مورد نظرشان را به کارجویان اعلام می‌کنند احتمالا در استخدام نیروهای ماهر عملکرد موفق‌تری خواهند داشت.

بهبود بهره‌وری کارکنان

با بهره‌گیری از روش‌های آموزش استخدام و یک فرآیند قوی برای جذب نیرو، بخش منابع انسانی می‌تواند هر چه سریع‌تر به آموزش نیروهای تازه‌نفس پرداخته و بر تقویت دانش و توسعه مهارت‌های آن‌ها تمرکز کند. این امر به بهبود عملکرد، گسترش تعاملات و ارتقا بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند.

کارمندی که فعالانه در جست‌وجوی شغل مناسب است، احتمالا قصد ندارد عملکرد ضعیفی را ارائه داده و شغل فعلی خود را در بازه زمانی کوتاهی از دست بدهد. بنابراین، یک استخدام‌کننده باهوش باید از فرآیند مصاحبه با نیروی کار برای دریافت مناسب‌ترین پاسخ‌ها، درک نقاط قوت و ضعف، آشنایی با مهارت‌ها و محدودیت‌ها و بسیاری موارد دیگر استفاده کند. این امر می‌تواند به پیش‌بینی میزان بهره‌وری کارمند در آینده کمک کند.

انواع گوناگون استخدام اثربخش

برای تعریف یک فرایند استخدام کارآمد و لازم است که ابتدا نگاهی به انواع آن بیاندازیم. در ادامه پنج گونه‌ی مختلف استخدام موثر را باهم مرور خواهیم کرد.


همچنین بخوانید: پنچ سوالی که در جلسه مصاحبه استخدامی نباید از کارجو بپرسید

استخدام داخلی

Internal Recruiting

استخدام داخلی یکی از رایج‌ترین روش‌هایی است که برای جذب استعدادهای موجود در داخل یک سازمان و به‌کارگیری آن‌ها در موقعیت‌های شغلی تازه در بخش‌های مختلف استفاده می‌شود. انجام این کار، انگیزه لازم برای ادامه فعالیت در یک سازمان را در اعضای تیم‌ ایجاد کرده و به آن‌ها کمک می‌کند مهارت‌های‌شان را بهبود بخشند.

در عین حال، استفاده از این استراتژی در کاهش هزینه‌های جذب نیرو و صرفه‌جویی در وقت نیز تاثیرگذار خواهد بود. بالا رفتن انگیزه و امید برای دستیابی به جایگاه‌های شغلی بهتر از مهم‌ترین عواملی است که نرخ از دست رفتن کارکنان را کاهش می‌دهد. از سوی دیگر، سازمان‌ها هم بدون نیاز به ارزیابی مجدد کارمندان در اسرع وقت و با صرف کم‌ترین هزینه ممکن می‌توانند از توانایی‌های آن‌ها در سمت‌ها و پوزیشن‌های جدید استفاده کنند.


استخدام مستمر

Retained Recruiting

استخدام مستمر یکی از رایج‌ترین و امن‌ترین گزینه‌هایی است که بسیاری از سازمان‌ها از آن برای به‌کارگیری نیروی کار مناسب استفاده می‌کنند. در این روش، سازمان مورد نظر فرایند استخدا و جذب نیروی خود را در ازاء پرداخت هزینه اولیه به یک شرکت یا آژانس کاریابی واگذار می‌کند. به این ترتیب، آژانس یاد شده مسئولیت تامین نیروی ماهر و کارآمد را برای سازمان مربوطه عهده‌دار شده و روند جست‌وجو و گزینش را پی‌گیری می‌کند. کاهش قابل توجه احتمال استخدام کارکنان نامناسب و ناکارآمد از مهم‌ترین مزایای استفاده از این روش به حساب می‌آید.


استخدام اقتضایی

Contingency Recruiting

استخدام اقتضایی یکی دیگر از انواع روش‌های برون‌سپاری جذب نیرو است. در این روش، هزینه توافق شده تنها در صورتی پرداخت می‌شود که آژانس مربوطه نیروی ماهر و مورد نیاز سازمان را پیدا کرده و با موفقیت به‌کار بگمارد. به عبارت دیگر، پرداخت هزینه تنها در صورتی الزام‌اور خواهد بود که داوطلب مربوطه، شغل پیشنهادی را بپذیرد و برای مدت زمان مقرر با سازمان مورد نظر همکاری کند. 

فعالیت‌های آژانس‌های کاریابی اقتضایی به یک پروژه و یک شرکت محدود نمی‌شود. به عبارت دیگر، این مراکز به‌طور هم‌زمان با سازمان‌های متعددی همکاری کرده و با کارجویان زیادی ارتباط برقرار می‌کنند. مجموعه این عوامل، روند جست‌وجو و پیدا کردن نیروی کار مناسب را ساده‌تر می‌کند.

همین موضوع، درباره سازمان‌هایی هم صدق می‌کند که برای جایگاه‌های شغلی خالی خود به‌دنبال کارکنان ماهر می‌گردند. یعنی، آن‌ها هم می‌توانند هم‌زمان چند شرکت و آژانس گوناگون را برای یافتن کاندیداهای مناسب و تکمیل موقعیت‌های شغلی خود استخدام کنند.

استخدام پرسنل از طریق ارزیابی قابلیت‌ها

Retained Recruiting

استخدام نیروی انسانی از طریق ارزیابی قابلیت‌ها یکی از بهترین روش‌هایی است که به گزینش نیروهای موثر و حفظ شایسته‌ترین کارکنان فعلی کمک می‌کند. در دنیای رقابتی امروز، نگه‌داری کارمندان یک مجموعه امری بسیار دشوار است.

در واقع، جلوگیری از رفتن کارمندان یا کاهش نرخ جابه‌جایی آن‌ها یکی از ضروری‌ترین مواردی است که از طریق بهبود عملکرد مدیریتی، بررسی ویژگی‌های محیط کار و بهینه‌سازی آن، تشویق کارکنان به پیش‌قدم شدن برای استقرار در جایگاه‌های خالی، استخدام بهترین نامزدها، به‌کارگیری کارکنان استخدام شده در پروژه‌های مناسب با مهارت‌های‌شان و همچنین، ارائه مشوق‌های لازم امکان‌پذیر خواهد بود.

قدردانی از کارمندان در بازه‌های زمانی مختلف، ارتقاء شغلی آن‌ها و ارائه پاداش مناسب از موثرترین راهکارهایی است که به حفظ و نگه‌داری کارکنان یک مجموعه کمک می‌کند.


استخدام فارغ‌التحصیلان دانشگاهی

Campus Recruiting

استخدام فارغ‌التحصیلان دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی یکی از اجتناب‌ناپذیرترین فرآیندهایی است که به جذب نیروهای نوکارجو، تازه کار و در عین حال، با استعداد کمک می‌کند. این روند معمولا توسط سازمان‌ها و شرکت‌هایی انجام می‌شود که به‌دنبال جذب حجم انبوهی از نیروی کار هستند. با استفاده از این روش، گزینه‌های بی‌شماری در اختیار سازمان‌ها قرار می‌گیرند.

این استراتژی استخدامی یک فرآیند گسترده است که شامل بازدیدهای هدفمند از دانشگاه‌های معتبر، راه‌اندازی دوره‌های کارآموزی در این مراکز، ارزیابی، مصاحبه و نهایتا، پذیرش مناسب‌ترین گزینه‌ها است. این کار با هدف دسترسی به تعداد زیادی از فارغ‌التحصیلانی انجام می‌شود که به‌دنبال شغل مناسبی هستند. این امر علاوه بر دستیابی شرکت‌ها به نیروی کار مستعد موجب رفع نیازهای گسترده جامعه و تقاضای رو به رشد استعدادهای برتر در زمینه اشتغال می‌شود.


آشنایی با ۷ مرحله اصلی در فرایند استخدام موثر

در دنیای رقابتی امروز، استخدام موثر یافتن نیروی کار مستعد و مناسب به امری چالش‌برانگیز تبدیل شده است. در واقع، دسترسی به منابع آموزش استخدام و آشنایی با اصلی‌ترین مراحل آن از ضروری‌ترین نیازهای کلیه استخدام‌کنندگان به حساب می‌آید. در این‌جا، ۷ نمونه از مهم‌ترین مراحلی را به شما معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند بهترین گزینه‌ها را برای سازمان‌تان انتخاب کنید و از این طریق، کسب‌وکارتان را بهبود بخشید. توجه داشته باشید، همه مراحل یاد شده از اهمیت یکسانی برخوردارند:


اول: شناسایی نیازهای سازمان

شناسایی نیازهای شغلی سازمان و گردآوری کلیه اطلاعات مربوط به آن از مهم‌ترین مراحلی است که به درک کامل انتظارات مجموعه از کارکنانش و آشنایی با موارد مرتبط با جایگاه خالی مربوطه کمک می‌کند. در واقع، لازم است اطمینان حاصل کنید که نیازهای استخدامی کاملا به‌موقع، بادقت و به‌طور جامع شناسایی می‌شوند. این بخش از فرایند استخدامی بسیار مهم است و دیگر بخش‌های این روند را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد. بنابراین، لازم است انتظارات شرکت از کارمند جدید را کاملا درک کرده و بهترین گزینه را انتخاب کنید. برای این منظور، پیش از آغاز یک فرآیند جدید استخدامی بهتر است از در اختیار داشتن کلیه اطلاعات، تعیین اولویت‌ها، تنظیم برنامه‌های کوتاه‌مدت و بلند مدت، آشنایی با مهارت‌های منطبق با آن‌ها و بسیاری موارد دیگر اطمینان یابید.


دوم: آماده کردن شرح شغل

آماده‌سازی شرح شغل چیزی فراتر از تشریح وظایف بوده و یکی از مهم‌ترین بخش‌های فرایند استخدام موثر به حساب می‌آید. با انجام این کار، الزامات یک سازمان به‌وضوح برای داوطلبان معرفی می‌شود. این امر به متقاضیان کمک می‌کند تا موقعیت شغلی را بهتر درک کرده و بررسی کنند که آیا مناسب نقش پیشنهادی هستند یا خیر. دقت کنید، شرح شغل باید تا حد امکان ساده، واضح و بدون اصطلاحات خاص و پیچیده باشد.

یک شرح شغلی کامل مواردی مانند عنوان شغلی و طبقه‌بندی آن در چارت سازمانی، سطح دستمزد، مدیر بالادست، شرح وظایف، محیط کار، توانمندی‌ها و مهارت‌های لازم، مزایای اختصاص یافته و غیره را معرفی می‌کند. با تشریح کامل این مسائل می‌توانید از جذب نیروی کار مناسب اطمینان یابید.


سوم: فرایند استعدادیابی

فرایند استعدادیابی هم یکی دیگر از مراحل بسیار مهم استخدام موثر است. در این مرحله، شما جایگاه‌های شغلی مورد نیازتان را تبلیغ کرده و آگهی‌های مربوط به آن را ارائه می‌دهید. موفقیت‌آمیز بودن این فرآیند به معنای یافتن گزینه مناسب برای موقعیت شغلی مورد نظر است. در طی این مرحله، لازم است استعدادها و مهارت‌های مورد نیاز سازمان‌تان را تعیین کنید و برای متقاضیان به روشنی شرح دهید که به‌دنبال چه افرادی هستید. انجام این کار از طریق تبلیغات در رسانه‌های اجتماعی، وب‌سایت‌های کاریابی، استخدام داخلی و ارجاع کارمندان امکان‌پذیر خواهد بود. 


چهارم: فهرست‌بندی نامزدهای واجد شرایط

براساس اطلاعات مندرج در وب‌سایت Glassdoor، هر سازمانی معمولا به ازاء هر یک از اعلام نیازها در زمینه جذب نیرو برای مشاغل عادی تقریبا ۲۵۰ رزومه دریافت می‌کند. فهرست‌بندی نامزدها به‌طور معمول یکی از وقت‌گیرترین و دشوارترین مراحل فرایند استخدامی است. این به معنای بررسی کلیه رزومه‌ها، مطابقت دادن مهارت‌ها و استعدادهای آن‌ها با نیازهای سازمان و انتخاب کاندیداهایی است که بیش از دیگران با مشخصات مورد نظر همخوانی دارند. در عین حال، لازم است نوع مصاحبه هر یک از آن‌ها هم تعیین شود.

براساس نظرسنجی‌های انجام شده، ۴۶ درصد از برترین مدیران استخدامی اظهار کرده‌اند که پیدا کردن گزینه مناسب در میان انبوهی از کارجویان فعلی کاری دشوار است. این در حالی است که ۵۲ درصد از پاسخ‌دهندگان، فهرست‌بندی نامزدهای واجد شرایط را یکی از سخت‌ترین جنبه‌های استخدام نیرو می‌دانند.


پنجم: مصاحبه با نامزدها

مصاحبه‌ با نامزدهای واجد شرایطی که پیش‌تر فهرست‌بندی شده‌اند یکی دیگر از مراحل مهم استخدام موثر است. مصاحبه‌های شغلی در صورت انجام شدن به شیوه اثربخش می‌توانند نقاط ضعف فرد را آشکار کنند؛ خطرات بالقوه همکاری با او را مشخص کنند؛ و همچنین، این اطمینان را به‌وجود آورند که انتظارات سازمان با میزان پاداش و حقوق درخواستی و همچنین، شخصیت متقاضی مطابقت دارد. در عین حال، مصاحبه از بهترین راه‌هایی است که تایید صلاحیت‌ها، توانایی‌ها و قابلیت‌های فرد را ممکن می‌کند.

به خاطر داشته باشید، مصاحبه معمولا یک فرایند دو جانبه است. یعنی، یک کاندیدای بالقوه هم در طول این روند، سازمان شما را ارزیابی می‌کند و مناسب بودن یا نبودن فضا و تسهیلات آن را در ذهنش می‌سنجد. بنابراین، لازم است با متقاضیان در نهایت ادب و احترام رفتار کنید و در عین حال، مزایای همکاری با این مجموعه را با سخاوت تمام برای‌شان تشریح کنید.

به‌عنوان یک استخدام‌کننده، لازم است سؤالاتی را آماده کنید که اطلاعات دقیقی را در مورد سوابق و تجربیات حرفه‌ای هر یک از متقاضیان واجد شرایط در اختیارتان قرار دهند. به این ترتیب، به‌راحتی میزان مطابقت این مهارت‌ها را با نیازهای شرکت تشخیص خواهید داد. توصیه می‌کنیم، از ارزیابی کارجو با طرح پرسش‌های بی‌ربط اکیدا خودداری کرده و سوالاتی را مظرح کنید که در حیطه شغلی دسته‌بندی شوند.


ششم: ارزیابی متقاضیان واجد شرایط

ارزیابی متقاضیان واجد شرایط از اصلی‌ترین مراحل استخدام موثر به حساب می‌آید. تصور کنید بیش از یک گزینه واجد شرایط را برای موقعیت شغلی مورد نظرتان پیدا کرده‌اید؛ در این‌صورت چه می‌کنید؟ نامزد نهایی را چگونه انتخاب می‌کنید؟ وقتی چندین نفر از متقاضیان برای آغاز به‌کار در یک جایگاه شغلی واحد واجد شرایط باشند، فرایند انتخاب دشوارتر می‌شود. در عین حال، به‌کارگیری گزینه نادرست ممکن است برای سازمان عواقب جبران‌ناپذیری را به‌دنبال داشته باشد. گذشته از این، روند جذب نیرو نیازمند صرف منابع بی‌شماری است. بنابراین، گزینش فردی نامناسب از بین همه کارجویان با استعداد می‌تواند بهره‌وری شرکت را برای هفته‌ها یا ماه‌ها دچار اختلال کند.

با توجه به آن‌چه گفته شد، به‌سادگی می‌توان دریافت که مصاحبه به تنهایی نمی‌تواند برای گزینش نامزدها کافی باشد. این‌جاست که فرد استخدام‌کننده پس از انجام مصاحبه از معیارهای مشخصی برای ارزیابی‌ متقاضیان بهره جسته و تصمیم‌گیری نهایی را بر این اساس انجام می‌دهد. این امر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه استخدام داوطلبان واجد شرایط کمک می‌کند.

هفتم: آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان

براساس تحقیقات، نحوه آنبوردینگ نیروی کار تازه‌نفس به شکل قابل توجهی بر مشارکت او با اعضا تیم، عملکرد و دیرپایی همکاری او با مجموعه تاثیرگذار خواهد بود. بنابراین، لازم است همکار جدید در این مرحله به شکل مثبتی تحت تاثیر قرار گیرد. ادغام یک نیروی جدید در یک مجموعه باید کاملا ساده و بی‌عیب و نقص باشد و فرآیند مطابقت را برای تازه‌واردان آسان کند. برای این منظور، لازم است انتظارات، حد و مرزها، اهداف و ضرب‌الاجل‌ها کاملا مشخص شوند. در عین حال، ایجاد فضای اعتماد و اطمینان بین اعضا تیم و همچنین، برقراری ارتباطی سازنده در درون سازمان و خارج از پروژه از جمله مواردی هستند که می‌توانند به بهبود این فرآیند کمک کنند.


مشاوره شغلی کارساز

معرفی ابزارهایی که به ساده‌سازی استخدام موثر کمک می‌کنند.

ابزارهای استخدام موثر از مهم‌ترین مواردی هستند که به ایجاد هماهنگی‌های لازم، بهبود فرآیند و همچنین، صرفه‌جویی در وقت هزینه‌های مربوطه کمک می‌کنند. از این میان، می‌توان موارد زیر را برشمرد:

ابزارهای منبع‌یابی

یافتن منابع مناسب برای پیدا کردن بهترین گزینه‌ها از مهم‌ترین مراحل استخدام موثر است. این امر خصوصا اگر به‌صورت دستی انجام شود کاری یکنواخت و خسته‌کننده خواهد بود. خبر خوب این است که فناوری‌های موجود در این زمینه هم به کمک‌مان آمده و کل این فرآیند را متحول کرده‌اند. با کمک این ابزارهای خلاقانه، حالا به‌راحتی می‌توانید به طیف گسترده‌ای از نامزدهای بالقوه دسترسی داشته و روی مهارت‌های آن‌ها تمرکز کنید. دسترسی به این منابع با استفاده از تعدادی فیلترهای کاربرپسند امکان‌پذیر است. به این ترتیب، استخدام‌کنندگان به‌سادگی می‌توانند به یک رابط کاربری ساده دسترسی داشته و ظرف چند ثانیه به نتیجه برسند. برخی از ابزارهای مناسب برای منبع‌یابی استخدام عبارتند از:

  • Recruit’Em
  • OctoHR
  • Shapr
  • Joveo & Wonderkind

سیستم ردیابی متقاضی (ATS)

سیستم ATS یکی از بهترین ابزارهایی است که به مدیریت و بهینه‌سازی فرایند استخدام موثر کمک می‌کند. با کمک این نرم افزار به‌سادگی می‌توانید وضعیت متقاضیان را به‌صورت متمرکز رصد کرده و با سایر افراد تیم در ارتباط باشید. استفاده از این ابزار به یکپارچگی و خودکارسازی عملیات استخدام کمک می‌کند. در عین حال، بهره‌گیری از اطلاعات گردآوری شده در این سیستم و گزارش‌های مربوط به آن روند تصمیم‌گیری تیم استخدام‌کننده را ساده‌تر خواهد کرد. از مهم‌ترین مزایای ATS می‌توان به ارسال ایمیل‌های خودکار، یادآوری موارد، دسته‌بندی فایل‌ها و اسناد آپلود شده و برخی موارد مشابه دیگر اشاره کرد.

از سوی دیگر، سیستم ATS امکان دستیابی به یک پورتال سلف‌سرویس و ساده را در اختیار داوطلبان قرار می‌دهد. مجموع عوامل یاد شده، به کسب‌وکارها کمک می‌کند از اتوماسیون و هوش مصنوعی برای سرعت بخشیدن به روند استخدام بهره جویند. برخی از شناخته‌شده‌ترین ابزارهای ATS عبارتند از:

  • iSmartRecruit
  • Zoho Freshworks
  • Jobvite & Recruiter Box

ابزارهای موثر برای ایجاد شرح شغل

تهیه یک شرح شغل (job description) عالی از جمله مهارت‌هایی است که به تمرین زیادی نیازمند است. شرح شغل نخستین چیزی است که در معرض دید داوطلبان و کارجویان قرار می‌گیرد؛ بنابراین، لازم است از جذابیت کافی برخوردار باشد. انجام این کار با استفاده از ابزارهای موثر امکان‌پذیر است. این ابزارها با در اختیار قرار دادن قالب‌بندی‌ها و سبک‌های گوناگون، احساس مثبتی را در متقاضی به‌وجود آورده و او را به همکاری با شرکت ترغیب می‌کنند. در عین حال، بهره‌گیری از این ابزارها به شما در تهیه یک شرح شغل متمایز و شایان توجه کمک خواهد کرد. برخی از شناخته‌شده‌ترین ابزارهای موثر برای انجام این کار عبارتند از:

  • Ongig
  • JDXpert
  • Hireology
  • Competency Core
  • ADP Workforce Now

ابزارهای مدیریت تعاملات اجتماعی

یافتن بهترین گزینه‌های بالقوه از طریق رسانه‌های اجتماعی یکی از محبوب‌ترین استراتژی‌های استخدام موثر است که توسط شرکت‌ها و از طریق مدیریت تعاملات شبکه‌های اجتماعی به‌کارگرفته می‌شود. این روزها، حدود ۹۵٪ از استخدام‌کنندگان از LinkedIn برای استخدام نیروی کار مورد نیاز سازمان‌ها استفاده می‌کنند. در حال حاضر، استفاده از پلتفرم‌های اجتماعی برای استخدام با کمک برخی از ابزارها آسان‌تر شده است. امروزه، تعداد زیادی نرم‌افزار استخدام وجود دارد که تنها با یک کلیک به خودکارسازی کل فرآیندهای دستی کمک می‌کنند. این یکی از ساده‌ترین روش‌هایی است که دسترسی به کارجویان نسل هزاره و نسل Z امکان‌پذیر می‌کند. با کمک این ابزارها، ایجاد و مدیریت پست‌ها و کمپین‌های استخدامی به فرآیندی ساده و یکپارچه تبدیل می‌شود. به‌علاوه، استخدام‌کنندگان از این طریق می‌توانند از پتانسیل‌های واقعی شبکه‌های اجتماعی بهره جسته و به شایسته‌ترین گزینه‌ها دست یابند. برخی از بهترین ابزارهای یاد شده عبارتند از:

  • Buffer
  • Hootsuite
  • Sprout Social
  • Agora Pulse
  • Bamboo HR

ابزارهای همسوسازی یا آنبوردینگ

لازم است بدانید، فرایند استخدام موثر با جذب نیروی کار مناسب به پایان نمی‌رسد. در واقع، این روند با همسوسازی و آنبوردینگ کارکنان تازه‌وارد به آرامی گسترش یافته و مشارکت آن‌ها را در طول مراحل اولیه همکاری با سازمان جلب می‌کند. آنبوردینگ یکی از ضروری‌ترین مراحل استخدامی است؛ چرا که اگر شرکت برای ایجاد احساس آرامش و راحتی کارکنان جدید هیچ تلاشی نکند ممکن است به‌سادگی آن‌ها را از دست بدهد. ابزارهای همسوسازی از همان روزهای اول همکاری کارایی داشته و نیاز به انجام بسیاری از کارهای دستی و امور فرمالیته بدو ورود را کاهش می‌دهد. برخی از موثرترین نمونه‌های این ابزارها عبارتند از:

  • Avature
  • BizMerlin
  • Boardon
  • Chief Onboarding
  • Ableteams

ابزارهای مصاحبه ویدیویی

ابزارهای مصاحبه ویدیویی از مهم‌ترین سیستم‌هایی هستند که فرایند استخدام در دنیای امروز را متحول کرده‌اند. این روزها، این ابزارها به‌طور گسترده کاربرد داشته و به بهبود مصاحبه و بهینه‌سازی زمان‌بندی آن کمک می‌کنند. براساس گزارش‌ها بهره‌گیری از سیستم‌های مصاحبه ویدیویی به بهبود فرایند مصاحبه کمک کرده و از این طریق، منافع استخدام‌کنندگان را تامین می‌کنند. دلیل این امر آن است که مناسب نبودن روند مصاحبه استخدامی موجب دلسردی متقاضیان و رد کردن پیشنهاد شغلی از طرف آن‌ها خواهد شد. از سوی دیگر، این ابزارها با بهره‌گیری از فناوری‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی به شکل قابل توجهی در صرفه‌جویی در وقت و هزینه تاثیرگذار بوده و به بررسی طیف گسترده ویدیوهای ارسالی و انتخاب بهترین گزینه از میان آن‌ها کمک می‌کنند. برخی از بهترین ابزارها در این مجموعه عبارتند از:

  • VidCruiter
  • MyInterview
  • SparkHire
  • XOR
  • Avature

چت بات

چت بات یک رابط مکالمه‌ای است که با استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین می‌تواند به انجام برخی از وظایف اساسی استخدام‌کنندگان کمک کند. از این جمله، می‌توان به بررسی و مرور مصاحبه‌های انجام شده در طول روز و برنامه‌ریزی برای تنظیم جلسه با نامزدهای بالقوه اشاره کرد. یک چت بات می‌تواند وظایف متعددی نظیر گردآوری اطلاعات، ارزیابی داوطلبان، فهرست‌بندی، زمان‌بندی مصاحبه و بسیاری موارد دیگر را انجام دهد. استفاده از این ابزار علاوه بر کاربرپسند کردن اپلیکیشن به صرفه‌جویی در وقت و هزینه کمک کرده و خودکارسازی بسیاری از مراحل فرایند استخدامی را امکان‌پذیر می‌کند. برخی از مفیدترین چت بات‌ها در این زمینه عبارتند از:

  • Olivia
  • Humanly
  • XOR’s chatbot
  • Brazen
  • Ideal

سخن آخر

استخدام یک مفهوم ساده است. با این حال، استراتژی‌های استخدام موثر را می‌توان ترکیبی از هنر و علم دانست. به‌کارگیری این استراتژی‌ها دسترسی به نتایج قابل اعتماد را امکان‌پذیر می‌کند. به خاطر داشته باشید، چشم انداز استخدام همواره در حال تغییر است و تا ابد یکسان نخواهد ماند.

بنابراین، لازم است اطمینان حاصل کنید که یک رویکرد فعالانه و پویا را برای شناسایی، جذب و حفظ کارکنان مناسب اتخاذ کرده‌اید. بهره‌گیری از راهنمای استخدام می‌تواند در بهبود اثربخشی این فرایند و بهینه‌سازی بهره‌وری تاثیرگذار باشد و به صرفه‌جویی در وقت و هزینه کمک کند.

شناخت پتانسیل‌های یک فرایند مناسب در ایجاد معیارهای قابل اعتماد برای جذب نیروی کار توسط کسب‌وکارها موثر خواهد بود. پیروی از دستورالعمل‌های ذکر شده در این مقاله به شما کمک می‌کند نامزد واجد شرایط شرکت‌تان را پیدا کنید.

Total
0
Shares
دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Related Posts