شرکت‌های بزرگ یا متوسط که در طول سال به استخدام چندین نیروی جدید می‌پردازند و تعداد زیادی تقاضای کار دریافت می‌کنند با یک چالش جدی روبرو هستند: در طول فرآیند استخدام چگونه متقاضیانی که برای استخدام مناسب نیستند را رد کنیم؟
مشکل اصلی در فرایند استخدام بسیاری از شرکت‌ها آن است که کارفرمایان به کسانی که تقاضای کار آنها پذیرفته نشده است، اطلاع‌رسانی مناسبی انجام نمی‌دهند. این عدم اطلاع موجب می‌شود تا جویندگان کار در بلاتکلیفی و سردرگمی باقی بمانند و فرصت‌های جدید شغلی را از دست بدهند. در ادامه به ذکر نکاتی پرداخته‌ایم که کارفرمایان می‌توانند با استفاده از آنها شهرت و اعتبار برند خود را در زمینه استخدام نیروی انسانی حفظ کنند.
چه زمانی یک تقاضای کار را رد کنیم؟
یک متقاضی اشتغال مدت زمان زیادی را صرف بروزرسانی رزومه و تهیه کاورلتر (Cover Letter) خود می‌کند. او انتظار دارد تا کارفرما بعد از بررسی تقاضای کارش، به ارایه بازخورد متناسب بپردازد. کارفرما باید به طریق مناسب دریافت رزومه را به اطلاع کارجو برساند و در مراحل بعدی نیز اطلاع‌رسانی لازم را انجام دهد.
اینکه یک متقاضی کار در جریان مراحل فرایند استخدام در یک شرکت باشد به او اطمینان بیشتر و حس بهتری خواهد داد. یک کارفرما بعد از دریافت یک تقاضای کار باید:
- به کارجو، دریافت رزومه او را اطلاع دهد. اگر متقاضای کار به دلیل عدم تجربه یا نداشتن مدارک مرتبط در همین مرحله قابل رد شدن است، در نامه‌ای به او اطلاع داده شود که شرایطش مورد پذیرش قرار نگرفته است
- در مرحله بعدی اگر فرآیند استخدام طولانی شد و نیاز به بررسی بیشتری بود در نامه‌ای دیگر به کارجو اطلاع دهید که تقاضایش همچنان در حال بررسی است
- متقاضیان استخدام در هر مرحله‌ای باید در جریان فرایند استخدام قرار بگیرند، حتی اگر در نهایت تقاضای کار آنها پذیرفته نشود
- بعد از انجام مصاحبه مجازی (ویدیوکال) یا مصاحبه حضوری، اگر متقاضی را مناسب ندانستید در یک نامه رسمی یا تماس تلفنی به او خبر دهید که تقاضایش مورد پذیرش واقع نشده است
- اگر یک متقاضی را واجد شرایط کافی برای استخدام نمی‌دانید و به دنبال نیروی حرفه‌ای‌تری هستید به او اطلاع دهید که همچنان در حال بررسی شرایط هستید و به زودی نتیجه نهایی را اعلام خواهید کرد
چگونه یک تقاضای کار را رد کنیم؟
در فرایند استخدام یک مرحله مهمی که مدیران منابع انسانی با آن روبرو می‌شوند این است که چگونه عدم پذیرش متقاضی در یک موقعیت شغلی را به او اطلاع دهند؟
بهترین شیوه برای این کار تماس تلفنی است. مسئول استخدام یا کارکنان منابع انسانی باید با متقاضیانی که مورد پذیرش واقع نشده‌اند، تماس بگیرند و به او اطلاع دهند. البته بهتر است هم‌زمان با این تماس یک نامه‌ای که در آن دلایل عدم پذیرش به صورت مودبانه ذکر شده است برای کارجو ارسال شود.
این کار در شرکت‌های حرفه‌ای به متقاضیان کار، دیدگاه مثبتی نسبت به سازمان خواهد داد. هر چند که تقاضای کار را نپذیرفته‌اید، اما جوینده کار می‌تواند با ارتباطی که با دیگر متقاضیان استخدام دارد یا استفاده از شبکه‌های اجتماعی، بر روی نظر سایر کاندیداهای بالقوه برای استخدام در سازمان شما تاثیر بگذارد.
چرا باید تقاضای کار افراد را به موقع رد کنیم؟
بسیاری از کارفرمایان معتقدند دلیلی برای اطلاع از عدم پذیرش یک متقاضی کار وجود ندارد. آنها تا پایان فرایند استخدام و مشغول به کار شدن کارمندان صبر می‌کنند، سپس به کاندیداهای پذیرش نشده اطلاع‌رسانی می‌کنند.
نکته مهم این است، به محض اینکه تشخیص دادید فردی مناسب استخدام در سازمان شما نیست به او اطلاع دهید. عدم اطلاع‌رسانی یا حتی دیر خبر دادن، بی‌احترامی به یک متقاضی استخدام است. انتظار دریافت نتیجه تقاضای کار توسط متقاضی می‌تواند حس او را نسبت به سازمان شما خراب کند.
آمار زیر در این زمینه جالب توجه است:
- ۶۰ درصد از جویندگان کار، تجربه منفی از فرایند استخدام را گزارش می‌دهند؛
- ۷۲ درصد از متقاضیان کار، تجربه‌های منفی خود را به صورت آنلاین در شبکه‌های اجتماعی یا وب‌سایت‌های مرتبط گزارش می‌کنند؛
- ۵۵ درصد از کارجویان بعد از دیدن نظرات منفی درباره یک سازمان از ارسال تقاضای کار اجتناب می‌کنند.
یک اشتباه بزرگ: استخدام کارمندی که بهترین انتخاب شما نیست!
در بسیاری از مواقع کارفرمایان به گزینه مناسب برای استخدام دست پیدا نمی‌کنند. به همین دلیل درخواست‌های کار را به حالت سکون باقی می‌گذارند تا در صورت اجبار به استخدام از بین گزینه‌های موجود بپردازند.
بلاتکلیفی کاندیداهای استخدام و استفاده از نیروهایی که واجد تمام شرایط کارفرما نیستند، یک فرآیند انتخاب موفق را در سازمان رقم نخواهد زد و باعث ایجاد چالش‌های بسیاری در آینده خواهد شد.
اطلاع‌رسانی سریع به کاندیداهای مناسب برای استخدام
اگر در جلسه مصاحبه به این نتیجه رسیدید که متقاضی واجد شرایط استخدام است، اما همچنان گزینه‌های دیگری نیز برای مصاحبه داشتید؛ با کاندیدای مورد نظر تماس گرفته و به او بگویید که یک گزینه مناسب برای استخدام است اما همچنان چند نفر دیگر هم در نوبت مصاحبه قرار دارند که باید بررسی شوند.
فراموش نکنیم که یک گزینه مناسب همیشه شانس‌های زیادی برای استخدام دارد. با اطلاع‌رسانی به‌موقع می‌توانید از استخدامش در سازمان دیگر جلوگیری کنید تا فرآیند مصاحبه شما به پایان برسد.
نکات مهم در زمان عدم پذیرش تقاضای کار
- نحوه اطلاع‌رسانی و بیان مناسب دلایل عدم پذیرش متقاضی کار، بر روی او تاثیر خواهد گذاشت. استفاده از عبارات مناسب و جمله‌بندی حرفه‌ای نه تنها باعث دلخوری کارجو نمی‌شود بلکه به او ذهنیت مثبتی نسبت به سازمان خواهد داد؛
- استفاده از ایمیل یا پیامک تا زمانی که متقاضی کار به‌شکل حضوری به سازمان شما وارد نشده، مناسب است. اما پس از مصاحبه باید با متقاضی تماس بگیرید و مستقیم با او صحبت کنید؛
- در نحوه بیان دلایل عدم پذیرش کاملا شفاف برخورد کنید. شما باید اطمینان داشته باشید که متقاضی کار از دلایل عدم پذیرش شما دچار سوتفاهم یا برداشت اشتباه نخواهد شد؛
- در زمان رد تقاضای کار یک فرد از او انتقاد نکنید یا توصیه‌ای به او نداشته باشید. زیرا این انتقادات و توصیه‌ها شما را وارد بحث و جدل‌های آسیب‌پذیر می‌نماید؛
- تقاضاهای کار بلاتکلیف زیادی را در سازمان خود باقی نگذارید. یک متقاضی کار باید در جریان فرآیند استخدام خود قرار بگیرد، حتی اگر قرار است پذیرفته نشود؛
- نمونه نامه‌های رسمی برای عدم پذیرش تقاضای کار داشته باشید و در هر مرحله از فرایند استخدام از نمونه مرتبط استفاده کنید.
سخن پایانی
در فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی، عدم پذیرش تقاضای کار یک مسئله عادی و روتین محسوب می‌شود. اما نحوۀ اطلاع‌رسانی درست این موضوع به جویندگان کار، موجب خواهد شد تا آنها نسبت به یک سازمان و فرهنگ موجود در آن احساس بهتری پیدا کنند.
منبع: thebalancecareers
